中國古代的四大發明,對后來中國的經濟發展起到了重要的作用。紙作為四大發明之一,已經成為工作中必不可少的工具。但在環境越來越惡劣,資源越來越緊缺的今天,紙張的浪費已經嚴重的影響了生態平衡,因此“無紙化辦公”的概念由此誕生。
“無紙化辦公”衍生出“無紙化會議”,這一點對于文山會海的政府部門來說尤其重要,通過視頻會議實現的無紙化會議可以幫助政府在節約行政開支的同時提升工作效率,減輕收發公文帶來的交通、環境壓力,加強廉政建設,提高執政能力。
據有關部門調查表明,一個地級市每年用于公文傳輸、印刷、會務等費用累計約1300萬元。實施無紙化辦公后,預計每年仍需支出的文印、耗材、設備維護、折舊等費用約900余萬元,每年可直接節約行政辦公開支約400萬元,并且隨著無紙化辦公的推廣普及,將會進一步降低辦公成本,節約更多資金。
隨著視頻會議技術的不斷升級,諸如優因等廠商推出的第四代視頻會議,已經將無紙化會議與無紙化辦公結合在一起。各級部門之間可以通過視頻會議進行遠程工作協同、資料共享、音視頻交互等操作。
由視頻會議系統提供實時可交互的文字、白板等、程序共享、文件上傳、會議紀要等多種功能,為政府機構提供一個實時互動的平臺。全面滿足遠程資料共享、協同工作、異地商務和文檔協同修改等需要,提供快捷高效的新溝通,提高網絡投資價值。